PI PLANNING? COS’È E A COSA SERVE?

La pianificazione è il processo di riflessione sulle attività necessarie per raggiungere gli obiettivi desiderato. È la prima e più importante attività per non fallire. Implica la creazione e il mantenimento di un piano. Ecco come ottenere un PI PLANNING nella maniera più efficace possibile.

Il momento delle riunioni e quello dei cambiamenti

Questo è in assoluto il momento dell’anno più complicato e sfidante. I team di lavoro sono chiamati a organizzare e più spesso riorganizzare le attività appena concluse e contemporaneamente pianificare quelle da mettere nel proprio radar. Il periodo compreso tra l’inizio di Dicembre e le prime settimane del nuovo anno è caratterizzato da riunioni. Business Planning, Forecasting, Budgeting and Implementation Forecasting, Program Increment Planning e chi più ne ha più ne fissi sulle agende e sui calendari condivisi.

Solo una cose è certa: questo è il momento per testare quanto è davvero agile il framework che si è scelto per guidare i propri processi. Chi ha dimestichezza con i principi Lean o ha già sperimentato qualche test agile di gestione sa perfettamente che qualsiasi cambiamento nei flussi di sviluppo di un prodotto o di un servizio non è mai semplice. Si può creare velocemente un’esperienza positiva oppure è necessario aspettare un po’ affinché le persone coinvolte ne percepiscano il valore, si accorgano dell’eliminazione degli sprechi o dei tempi morti e comincino a notare qualche beneficio.

Lean per tutti i tipi di aziende

È vero, i processi della trasformazione lean, snella, si basano su un insieme di metodi, tecniche e strumenti, ma è importante far notare che l’efficacia di tutto ciò dipende dal sistema di relazioni organizzative vigente in impresa e dalla qualità delle persone che ci lavorano. C’è una buona notizia: tutto ciò si può sempre migliorare!

WWG da anni oltre a offrire servizi di custom software per aziende di vari settori merceologici “spinge” affinché tutti i propri clienti scelgano un framework agile. Ora è al banco di prova. Esattamente come i propri clienti che cercano nuovi modi per aggredire il mercato a partire dal 2021. E’ il momento di passare dalla teoria alla pratica e capire come la metodologia di cui spesso parliamo durante riunioni con clienti e partner serve anche a noi per pianificare, implementare e portare qualcosa di nuovo nei nostri team.

Program Increment Planning ovvero riunione di incremento

In tema di resistenza al cambiamento e capacità di costruire un percorso di miglioramento progressivo, un ruolo particolarmente importante viene giocato dal PI Planning. Si tratta di un passaggio chiave del Scaled Agile Framework (SAFe), framework adottato oramai non solo da piccoli gruppi o software house. Un incremento di programma (PI) è un intervallo di pianificazione definito durante il quale un Agile Release Train (ART) genera valore incrementale sotto forma di sistemi e software funzionanti e collaudati. I PI (Program Increment) sono generalmente di 8-12 settimane. Lo schema più comune per un PI è di quattro iterazioni di sviluppo, seguiti da una iterazione di Innovazione e Pianificazione (IP).

Rilasciare un software

Normalmente un metodo di implementazione di un software è un approccio strutturato in modo sistematico per integrare efficacemente un nuovo servizio o componente costruito sulle analisi del flusso di lavoro della struttura organizzativa o di un singolo utente finale che ne faranno uso.
Con qualsiasi implementazione software di successo ci sono alcuni passaggi che devono essere considerati.

• Pianificazione
• Progettazione del processo
• Progettazione della soluzione
• Configurazione
• Personalizzazione
• Integrazione
• Scrittura report
• Formazione
• Test
• Conversione dei dati
• Distribuzione
• Project Management

Implementare un’idea

Allo stesso modo un processo di pianificazione, questa volta di una nuova attività, di nuovi outcomes, sfruttamento di nuove opportunità, di un nuovo modo di lavorare o la determinazione di un’alternativa è l’insieme di passaggi che un’azienda disegna per sviluppare quei budget necessari a guidare le sue attività future. 

I documenti che il PI Meeting dovrebbe includere sono:

• Piani strategici (obiettivi aziendali di lungo raggio e di alto livello)
• Piani tattici (piani specifici a breve termine per lavorare verso gli obiettivi nel piano strategico)
• Piani operativi (piani dettagliati da implementare per un reparto specifico)
• Piani di progetto (piani per implementare progetti come il lancio di nuovi prodotti o la costruzione di un nuovo impianto)

Team remoti (ai tempi del Covid-19!)

Ecco uno dei principi base del Manifesto Agile: “Il metodo più efficace ed efficiente di veicolare informazioni in un gruppo di sviluppo è la conversazione “FACCIA a FACCIA”. Infatti SAFe adotta proprio questo approccio per realizzare il PI Planning – un evento di due giorni per impostare le iterazioni successive insieme a tutti i team.

Si tratta di una riunione, moderata da un RTE (Release Train  Engineer), alla quale partecipano tutti i membri dell’ART (Agile Release Train). Non possono mancare i collegamenti da remoto. WWG ha un team internazionale e ha regolari contatti con tutti i dipartimenti. Quest’anno, tuttavia, per il PI Planning ha organizzato tutto in video conferenza. La riunione faccia a faccia consente di allineare tutti i team su Mission e Vision dell’azienda. I primi risultati tangibili del PI Planning sono:

• Un “Committed PI objectives” – un insieme di obiettivi SMART creati a ogni team collegati ai valori di business assegnati dai Business Owner
• Un “Program board” – il programmo di rilascio delle milestone e le relative dipendenze tra i vari team

Come funziona il PI Meeting?

Le fasi del processo di pianificazione sono:

• Porsi degli obiettivi
• Sviluppare compiti per raggiungere questi obiettivi
• Determinare le risorse necessarie per implementare le attività
• Creare una sequenza temporale
• Determinare il metodo di monitoraggio e valutazione
• Finalizzare un piano
• Distribuirlo a tutte le persone coinvolte nel processo

Il primo passaggio di un PI Planning è determinare ciò che si desidera ottenere.

In prima battuta, i team stimano le loro capacità per ogni Iterazione ed identificano gli elementi di backlog necessari per realizzare ciò che serve. Ogni team crea la bozza del proprio piano, visibile a tutti, iterazione per iterazione. Durante questo processo, i team dovrebbero essere in grado di valutare i rischi, le dipendenze, se per portare a termine un compito hanno bisogno di altre persone oppure no e definiscono la bozza iniziale di questi incrementi da pianificare.

Durante la pianificazione, nel bel mezzo del PI Planning, i team identificano rischi e impedimenti che potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi. Questi vengono valutati e risolti in un più ampio contesto manageriale. Uno per uno, i rischi vengono discussi e affrontati con onestà e trasparenza, e poi assegnati in una delle seguenti categorie:

• Risolto – i team concordano che il rischio non è più un problema
• Posseduto – Qualcuno si fa carico del rischio, poiché non può essere risolto durante la pianificazione
• Accettato – Alcuni rischi sono semplicemente fatti o potenziali problemi che bisogna comprendere ed accettare
• Mitigato – I team identificano un piano per ridurre la portata del rischio
• Determinare il metodo di monitoraggio e valutazione
• Finalizzare un piano
• Distribuirlo a tutte le persone coinvolte nel processo

Fist of Five (Confidence vote)

Una volta esaminato il programma dei rischi, viene effettuata una votazione sulla possibilità o meno di raggiungere gli obiettivi fissati nel PI (Program Increment). Il momento è cruciale. Il confronto è individuale – finalmente si può fornire un punto di vista con decisione! – ma anche collettivo. Qualcosa che avviene davvero con una dinamica di gruppo.

Ogni team VOTA con il  ‘fist of five’:

• Se la media è 3 o più dita, il management si impegna
• Se la media è meno di 3 dita, bisogna rivedere il piano

Chi ha votato meno di 3 dita ha l’opportunità di esprimere il suo dubbio. I dubbi possono diventare rischi oppure richiedere solo dei miglioramenti alla pianificazione.

Quando tutti i team hanno votato, si ripete il processo per l’intero ART, in modo da votare insieme il piano generale.

Ripetere il processo da capo questa volta permette entrare maggiormente in profondità delle attività richieste per raggiungere gli obiettivi definiti. Per aumentare  le vendite mensili e centrare un obiettivo di vendita, per esempio, si riscrivono le attività principali, si individuano quelle che possono essere automatizzate, si sceglie uno strumento ed eventualmente si capisce se è necessaria formazione per facilitare il suo utilizzo.

Il team marketing WWG, per esempio, in questa fase del PI Planning da determinato le risorse per attuare gli obiettivi. Risorse che includono sia le persone necessarie per attuare il piano, sia le forniture o tutto quello che può rendersi necessario per supportare quelle persone.

Un PI Planning non fa che continuare a verificare

1. Obiettivi (traguardi) specifici e misurabili

La prima cosa che vuoi sapere è le tue possibilità di raggiungere il risultato finale desiderato

2. Strategie

Si deve controllare con molta attenzione quali sono le risorse richieste, quelle a disposizione e quelle da integrare

3. Passaggi di azione specifici

E’ il momento di capire quali sono i passaggi necessari per creare un risultato positivo per non mancare scadenze e sfruttare tutte le risorse necessarie

Ecco gli strumenti per realizzare un PI Planning

Jira è lo strumento numero uno per la gestione dei progetti e la collaborazione in team, ampiamente utilizzato  per  introdurre principi agili su scala nell’esecuzione del progetto. I team Agile lo utilizzano quotidianamente per gestire epic, story, task e sprint, per mantenere un backlog del programma e tenere traccia di tutte le attività. È visivo, intuitivo e facile da usare. In Jira, puoi vedere l’intero ambito del lavoro che deve essere fatto, sapere su cosa stanno lavorando i tuoi compagni di squadra e vedere subito tutte le dipendenze e i blocchi. Se usato correttamente, Jira ti consente di organizzare il tuo carico di lavoro ed essere sempre esattamente in linea con le tue attività.  

Big Agile è entrato in gioco in quanto si tratta di uno strumento che può essere integrato con più progetti Jira. Fornisce il quadro completo a tutti i livelli, accumulando progetti Jira da tutti i team coinvolti nella pianificazione PI e riassumendoli in un tabellone di programma. In tempo reale, i team possono determinare gli obiettivi PI, pianificare gli sprint imminenti e gestire le dipendenze tra tutti i team. Nella precedente pianificazione PI, Big Agile è già stato considerato come uno strumento per tenere traccia dei risultati della pianificazione. Tuttavia, con la necessità di trasferire l’intero evento di pianificazione PI alla modalità online nella sua interezza, i team hanno finito per utilizzare la piena funzionalità dello strumento, che si è rivelato molto efficace e fa risparmiare tempo. 

MS Teams è una piattaforma per la comunicazione di squadra in chat e riunioni video, con una moltitudine di altre utili funzionalità e integrazioni, che possono essere rappresentare il punto di partenza di ogni tua giornata lavorativa. L’uso di MS Teams è importante per aiutare a mantenere i team in contatto e consapevoli dei processi in corso all’interno del team e in tutta l’azienda. Si può utilizzare  per videochiamate e riunioni durante la pianificazione PI, si possono creare canali individuali per ogni squadra o generali per condurre sessioni di gruppo.  

Voting Poker  è un’applicazione web, introdotta in sostituzione del voto di fiducia che di solito avviene alla fine della pianificazione PI ed è finalizzata a determinare la fiducia del team in merito al prossimo programma di incremento – una vera stima agile! – e se i risultati sono soddisfacenti, cosa preoccupa può essere sollevato per quanto riguarda la corretta attuazione dei piani di progetto.

Pianificazione agile e online

Dopo aver completato con successo una pianificazione PI remota, possiamo riflettere sull’esperienza e capire come clienti, partner e anche aziende ad oggi lontane da questa metodologia come possono essere quelle con cui potremo lavorare in futuro possono accettare le chance offerte da un PI Planning ben strutturato. Questo il feedback della riunione organizzata da WWG:

Pro del PI PLANNING:

• Con un’adeguata pianificazione preliminare, la pianificazione PI remota è efficiente quanto gli eventi offline.
• Meno distrazioni. Più facile concentrarsi sul lavoro.  
• Tutti sono coinvolti nella pianificazione. 
• Comunicazione diretta tra tutti i membri del team (vantaggio di architetture LEAN). 
• È conveniente riassumere tutti gli obiettivi PI in una presentazione.  
• Allineamento Obiettivi del team di sviluppo con gli obiettivi di PI Planning.
• Le squadre hanno accesso a un master doc durante tutto il tempo del PI Planning. Possono vedere l’intero ambito di lavoro, tutte le funzionalità e le dipendenze.  
• Facile seguire l’agenda e assicurarsi di tenere tutto in considerazione.  
• L’utilizzo di strumenti online ha reso il processo di pianificazione più semplice ed efficiente: tutte le modifiche possono essere aggiunte online, non è necessario avvicinarsi a una bacheca e agitarsi con note adesive.  
• Pre-pianificazione insieme all’utilizzo di strumenti online realizzati per una pianificazione più rapida e semplice per l’imminente PI. 
• Eliminazione degli eccessi di WIP (work in Progress).
• Nessuna spesa per trasporto, alloggio, ristorazione. Tutti lavorano a distanza dalla propria postazione di lavoro.

Contro del PI PLANNING:

• Più team sono coinvolti nella pianificazione PI, più diventa complicato. Nel nostro caso i team coinvolti sono stati: Dev, Marketing, Sales, Post-sales. 
• Potrebbe essere difficile coordinare team con molte dipendenze.  
• Non si possono percepire chiaramente i rischi del programma. Necessitano spesso di testo di spiegazione.
• Non è semplice coinvolgere tutti i team per due giorni bloccando di fatto l’operatività.
• Non c’è modo di farsi da parte per scambiare due parole con qualcuno, ogni chiamata deve essere concordata o programmata. 
• Più difficile condurre un voto di fiducia con i team remoti. 
• La distanza non aiuta il confronto tra le persone. Si finisce per seguire passivamente ciò che viene condiviso sullo schermo.