Cosa NON sono gli OKR e perché ti servono ora!

OKR è un acronimo che ci piace parecchio. Tre lettere, tre parole, tanti significati, mille sfumature e – almeno per quanto riguarda WWG – un modo di lavorare piuttosto preciso. Con questo post vogliamo condividere alcune informazioni pratiche sull’uso degli OKR all’interno delle organizzazioni aziendali e dei team di prodotto. Cominciamo da quello che non sono…

Sarebbe bello smitizzare alcune informazioni su quella fase delicata (ma stimolante!) in cui ci si pongono degli obiettivi. Di solito lo si fa prima di iniziare a lavorare su un progetto concreto. Forse, solo il fatto che si è partiti a pensarci è già un modo per misurarsi con qualcosa di nuovo. 

OKR come motore di un’azienda

Siamo una software house con una cultura sistemica, grande attenzione alle risorse e al valore delle relazioni. Crediamo sia decisivo avere ben chiaro un framework di organizzazione del lavoro. Per questo, forniremo esempi di come i team di sviluppo, di marketing e di vendita, mettono in pratica il sistema degli OKR. 

01. OKR NON è qualcosa di individuale… ma è fortemente collettivo

Stabilire i corretti OKR aziendali è sempre un lavoro a più mani. Ogni professionista ha i propri OKR, creati in autonomia dopo un processo di confronto con gli altri membri del proprio team. Un’occasione di confronto strutturata e non banale. Il risultato, tuttavia, è un elemento così versatile da mettere in comunicazione le persone, far convergere le forze e risolvere problemi di confronto tra gruppi di lavoro.

Poi ci sono gli OKR di team. Gli OKR garantiscono allineamento tra reparti perché cercano di individuare poche strade (solitamente da 3 a 5) per perseguire un obiettivo. Gli OKR sono trasparenti. In WWG si utilizza un software di gestione degli OKR che opportunamente settato permette a ogni dipendente di notare (ed aggiornare) gli OKR personali, ma anche di verificare lo stato di quelli degli altri team.

«Gli utenti di una buona piattaforma OKR possono notare i collegamenti incrociati tra diversi team, i task assegnati in maniera cross funzionale e capire se ci sono possibilità di delega»

02. OKR NON è un costrutto mentale… ma è il vero motore di un’azienda.

Non a caso, multinazionali come Google, Linkedin, Amazon, facebook, Spotify ne stanno facendo ampio ricorso. Un OKR, scritto bene, misurato opportunamente e rivisto con buona cadenza, non rappresenta “solo” il miglior metodo operativo a disposizione di un professionista. Ogni OKR definisce le priorità, concentra gli sforzi e aiuta a mantenere il focus.

OKR, anche se si tratta in fondo di brevi enunciati, è un modello. Modello che mette in relazione le aspettative che sono definite numericamente e i risultati prodotti che possono essere misurati e valutati quantitativamente. In più, ti insegna ad adattarti velocemente. Come tutte le pratiche agili e lean, incrementa durante l’utilizzo alcune capacità di chi ne fa ricorso. Una su tutte: quella di confermare o meno che gli OKR riflettano davvero le priorità aziendali. In WWG parliamo di OKR tutti i lunedì proprio per questo motivo.

«La sua misurazione sistematica è di per sé una metodologia che ti risulterà fondamentale per capire realmente se ti stai avvicinando o meno all’obiettivo.»

03. OKR NON è solo una metrica… ma è un modo per ottenere un percorso.

Per implementare davvero una soluzione e il suo impatto si tiene conto dei KPI (Key Performance Indicator). I KPI da soli, tuttavia, non bastano a realizzare e mettere in pratica anche una strategia. Gli obiettivi aziendali che vengono dall’alto, quelli che non sono espressione di una cultura agile, hanno il grande svantaggio di lasciare a ognuno la libertà di scegliere il modo in cui gli stessi vanno raggiunto. Questo aumenta l’entropia, la complessità e, spesso, la confusione.

In WWG teniamo i Key Results connessi con gli Objective all’interno del software di aggiornamento degli OKR. Anche se le nostre board offrono l’opportunità di legare i diversi Key Result a story ed epic in ogni singolo sprint si preferisce lasciare il check OKR come attività separata dagli sprint, alla fine di ogni quarter.

«Se l’OKR nasce nella maniera corretta e ha caratteristiche SMART ci sarà meno bisogno di entrare in dettaglio troppe volte e perdere tempo per capire “come vanno fatte le cose”»

04. OKR NON è funzione della grandezza del progetto…. ma ne può gestire la complessità.

Che siano gli OKR per la costruzione dell’arca di Noè, OKR per progetti no-profit oppure OKR che si possono scrivere in pochi minuti, OKR non è uno sparo nel buio ma una freccia scoccata verso un bersaglio. Ci deve essere un modo sistematico per raggiungere i tuoi obiettivi e per dare loro più significato. Se scritto bene l’OKR dovrebbe essere espressione di questa avventura.

Gli OKR creano responsabilità, fanno appello alla ownership e migliorano la collaborazione. Chi utilizza OKR non ha paura del fallimento, anzi lo vede come un’opportunità per migliorare e non pensa di nascondere i propri errori. Ecco esempi dei nostri OKR per il Q1 2021: 

«Il piano d’azione deve rimandare il più possibile compatto l’insieme di progetti, compiti e attività da eseguire e che dovrai mappare affinché i tuoi obiettivi abbiano successo»

Se raggiungiamo costantemente i nostri obiettivi, stiamo sottovalutando le nostre capacità. Ecco perché settiamo intorno a 0,7 il punteggio degli obiettivi dichiarati (come fa da anni Google!) anche per capire se sono abbastanza “stretch”.

05. OKR fa appello alla tua ambizione… ma non ti farà sentire male in caso di cambiamento prima della deadline.

Un sistema OKR non è un elenco di cose da fare più o meno condiviso internamente tra superiori e colleghi. Non prevede se non in casi davvero straordinari, bruschi cambi di strategia. A tal fine, anche se alcune squadre ritengono che sia meglio rivisitare poche volte a trimestre è bene far funzionare gli OKR come uno strumento di calibrazione. Danno a tutti l’opportunità di adattarsi a nuove informazioni, abbandonare obiettivi che chiaramente non si realizzeranno e aumentare l’attenzione sugli “obiettivi limite” che beneficeranno di risorse aggiuntive.

Come fa notare l’amico Marco Imperato su Product Heroes è una questione di posizionamento gerarchico. L’eventualità che gli OKR, solo apparentemente scritti nella pietra, vengano modificati è funzione della posizione occupata in gerarchia: “Innanzitutto distinguiamo tra cima della piramide e base della piramide organizzativa. Più stai verso la base più i cambiamenti sono relativi al modo in cui scegli di raggiungere gli obiettivi che vengono dall’alto (…) Più stai in alto più ogni cosa che fai o dici ha impatto si propaga”. E potrebbe aver impatto sugli obiettivi. In WWG, al momento, alla fine del primo quarter 2021, non è mai ancora capitato di cambiare gli obiettivi settati.

«Difficile trovarsi improvvisamente nella condizione di cambiare sia gli obiettivi che i Key Results.»

E i tuoi OKR come sono?